Follow-up-Mails auf Englisch – So bleibst du verbindlich, ohne zu nerven

Hallo Speedlearner,

Du hast etwas angefragt.
Ein To-do wurde versprochen.
Eine Rückmeldung steht aus.
Und dann: nichts passiert.

Jetzt brauchst du ein Follow-up – aber du fragst dich:
– Wie formuliere ich das auf Englisch, ohne ungeduldig oder pushy zu wirken?
– Wie bleibe ich höflich – und trotzdem klar?
– Und: Wie halte ich den Ton professionell?

Genau darum geht’s heute – inklusive konkretem Sprach-Toolkit.

Warum Follow-ups im internationalen Kontext sensibel sind 

In vielen Kulturen – z. B. im angloamerikanischen Raum – gelten „reminder“-Mails als potenziell unangenehm.

Wer zu fordernd formuliert, wirkt schnell unhöflich.
Wer zu vorsichtig formuliert, wird nicht ernst genommen.

Die Kunst liegt darin, Höflichkeit mit Klarheit zu verbinden – und genau dafür braucht es gezielte Sprache.

Drei Prinzipien für wirkungsvolle Follow-ups 

1. Höflich starten – aber nicht entschuldigen

❌ “Sorry to bother you again…”
✅ “Just following up on the message below…”

Du darfst freundlich erinnern – aber nicht unterwürfig.

2. Bezug zur letzten Nachricht herstellen

Zeig, dass du im Prozess bist – nicht bei null anfangen.

Beispiele:

“Just checking in on the proposal I shared last week…”
“Following up on our meeting last Friday…”

3. Klare Handlungsaufforderung am Ende

Gib immer einen klaren nächsten Schritt – sonst bleibt es vage.

Beispiele:

“Would you be able to confirm by Wednesday?”
“Let me know by EOD if that works for you.”

Sprach-Toolkit: 12 elegante Follow-up-Formulierungen 

Hier sind praxisnahe Formulierungen, die du direkt nutzen kannst – von freundlich bis klar:

🔹 “Just checking in to see if you had a chance to review…”
🔹 “Quick follow-up on the email I sent last Tuesday…”
🔹 “Have you had a chance to look at the proposal?”
🔹 “Would you be able to provide feedback by [Date]?”
🔹 “Any update on the draft we discussed?”
🔹 “Let me know if there’s anything blocking this from your side.”
🔹 “Just wanted to bring this back to your attention.”
🔹 “Please confirm when convenient.”
🔹 “Happy to jump on a quick call if easier.”
🔹 “Let me know if you need anything else from me.”
🔹 “I’ll assume this is okay unless I hear otherwise by [Date].”
🔹 “Looking forward to your response – thanks in advance.”

Tipp: Wähle zwei bis drei Sätze, die zu deinem Stil passen – und mach Sie sie zu deinen persönlichen Standards.

Häufige Fehler – und wie du sie vermeidest 

❌ Zu fordernd:
“I need this now.” → Klingt hart, erzeugt Widerstand

❌ Zu passiv:
“Just wondering if maybe…” → Wirkt unsicher, nicht führend

❌ Zu entschuldigend:
“Sorry for the reminder…” → Schwächt deine Position

Besser:
Ruhig, freundlich, konkret – mit klarer Erwartung.

Mini-Übung: Deine nächste Follow-up-Mail vorbereiten 

Denke an eine Mail, auf die du gerade wartest – oder an ein Thema, bei dem du nachfassen solltest.

Wie lautet Ihr Betreff? (z. B. „Follow-up on project timeline“)
Welcher Einstiegssatz wirkt freundlich, aber bestimmt?
Was ist Ihre klare Bitte oder Deadline?

Schreib deine nächste Follow-up-Mail jetzt bewusst – mit Fokus auf Führung durch Sprache.

Follow-ups sind kein lästiger Reminder – sie sind Teil von Führung.

Wer auf Englisch professionell und klar nachfasst, zeigt:
– Ich bin organisiert
– Ich kommuniziere auf Augenhöhe
– Ich führe Prozesse zum Abschluss

Und genau das brauchen internationale Teams: Klarheit ohne Härte. Präsenz ohne Druck.

Probiere es aus und steigere deinen Marktwert.

Beachte außerdem die 25 größten Fehler, die du im Meeting machen kannst:

25 Fehler, die du auf jeden Fall vermeiden solltest

Herzliche Grüße

Sven Frank